Seja bem-vindo(a) ao Atende Simples!
Esse artigo foi preparado para ajudar você a configurar nossa plataforma de relacionamento telefônico na nuvem e explorar todo o potencial das nossas soluções e recursos para escalar o seu atendimento com automações, integrações e inteligência.
É muito importante ler esse texto até o final e depois assistir ao vídeo que preparamos para você mostrando na prática como realizar as configurações sugeridas nesse artigo.
Agora é hora de bater suas metas e sair na frente da concorrência, vamos lá?
Comece seguindo os 6 passos abaixo
- Defina o seu objetivo: Ter um objetivo claro ajudará você a configurar os principais recursos da plataforma para alcançá-lo;
- Desenhe o fluxograma do atendimento: Você pode usar uma ferramenta gratuita como o draw.io, ou até mesmo lápis e papel para desenhar e visualizar melhor uma chamada, do recebimento ao encerramento do contato;
- Crie uma Tabela de Atendentes, Grupos e Usuários: Com a tabela em mãos, a criação e alocação dos Atendentes em grupos fica ainda mais simples;
- Defina o Horário de Funcionamento: A sua operação funciona 24hs? E nos fins de semana e feriados? Perguntas como essa ajudarão você a configurar os horários e garantir o melhor atendimento aos seus clientes;
- Crie uma Tabela de Notificação: Para garantir que a sua operação de atendimento esteja sempre disponível para seu cliente, defina quem irá receber as notificações financeiras e alertas de chamadas;
- Planeje as integrações: O Atende Simples tem integração nativa com várias plataformas e disponibiliza API's e Webhooks para integração com sistemas próprios e com outras plataformas. É muito importante definir se há necessidade de fazer essas integrações no início e como elas deverão funcionar.
Agora vamos aprofundar um pouco mais em cada etapa!
1 - Defina seu objetivo
"Quero ter um atendimento de alta performance e que acompanhe o crescimento da minha empresa sem aumentar os gastos com infraestrutura e colaboradores.”
Esse é apenas um exemplo de objetivo, mas o fato é que ao definir o que você quer será mais fácil focar sua ações e usar a nossa plataforma para tornar isso real.
Nessa etapa você deve se perguntar: “Qual é o meu objetivo?” ou “Onde quero chegar?”
Para ter um atendimento de alta performance você pode definir objetivos a curto, médio e longo prazo, como por exemplo:
Começar organizando a operação para atender corretamente seus clientes. Depois, com nossos relatórios inteligentes, identificar melhorias e automatizar processos e integrações.
E pode sonhar alto, o céu é o limite e o Atende Simples estará com você!
2 - Desenhe o fluxograma de atendimento
Assim será mais simples entender o ciclo de vida de uma chamada e identificar as configurações que você precisa realizadas no início do projeto.
Veja um exemplo de fluxograma:
3 - Crie uma tabela de Atendentes, Grupos e Usuários
- Atendentes são as pessoas que irão realizar e/ou receber chamadas;
- Grupos são unidades organizacionais utilizadas para agrupar 2 ou mais atendentes;
- Usuários são pessoas que irão acessar a plataforma do Atende Simples como, Admins, Analytics e Financeiro.
Para atendentes, uma sugestão de planilha seria:
| Nome | Telefone | Ramal | Grupo | |
| Atendente 01 | atendente01@xyzcompany.com | (ddd) xxxx-xxxxx | xx | Suporte N1 |
| Atendente 02 | atendente02@xyzcompany.com | (ddd) xxxx-xxxxx | xx | Vendas |
Se for utilizar o VoIP do Atende Simples, não precisa das colunas de telefone e ramal, pois eles são gerados automaticamente pela plataforma. Ficaria assim:
| Nome | Grupo | |
| Atendente 01 | atendente01@xyzcompany.com | Suporte N1 |
| Atendente 02 | atendente02@xyzcompany.com | Vendas |
No Atende Simples, você tem três perfis de acesso à plataforma: Administrador, Analytics e Financeiro.
| Nome | Perfil | |
| Usuário 01 | usuario01@xyzcompany.com | Financeiro |
| Usuário 02 | usuario02@xyzcompany.com | Analytics |
4 - Defina o Horário de Funcionamento
Você deverá observar a Hierarquia de Horário (Operação > Opção > Atendente) para realizar as configurações corretamente. Ou seja, se você configurar uma Opção para atender de 08:00 às 20:00 e a Operação tiver o horário configurado de 09:00 às 18:00, o seu cliente não conseguirá ser atendido fora do horário configurado da Operação.
CENÁRIO 01: A empresa funciona de 09:00 às 18:00 de Segunda a Sexta e com a escala definida sempre terá alguém para atender o seu cliente nesta faixa horária. A empresa não irá abrir finais de semana e nem feriado.
SOLUÇÃO: Para o cenário 01, você precisa configurar apenas o horário da Operação e Horário de Feriado
CENÁRIO 02: A operação de atendimento suporte funciona de 08:00 às 20:00, porém os demais setores da operação funciona de 09:00 às 18:00. A empresa não irá funcionar finais de semana e nem feriado e todas as áreas, pausam o atendimento no horário de almoço que é de 12:00 às 13:00.
SOLUÇÃO: Você deverá configurar o horário da Operação de seg à sex de 08:00 às 20:00 e configurar o horário das opções de atendimento dos outros setores de seg à sex de 09:00 às 18:00. Depois você deverá configurar o horário de Almoço e Horário de Feriado.
Dúvidas para configurar o horário? Saiba mais em nossa seção sobre horários.
5 - Crie uma tabela de notificação
No Atende Simples você pode configurar notificações de acordo com o status das chamadas, mensalidade e muito mais.
Para garantir a disponibilidade da operação, é importante você definir as pessoas que irão receber as notificações financeiras.
Exemplo:
| Usuário | Saldo Baixo | Mensalidade | Nota Fiscal |
| usuario01@xyzcompany.com | x | x | x |
| usuario02@xyzcompany.com | x |
6 - Planeje as Integrações
Separamos algumas perguntas que podem te ajudar no planejamento da integração:
- Qual será a plataforma / sistema a ser integrado?
- Qual é o objetivo da integração?
- Como realizar a integração? (análise de documentação)
- Quais são os recursos necessários para realizar a integração?
- Como eu posso medir o sucesso da integração?
Como este passo vai depender da necessidade de cada projeto, você pode acessar nossa Seção de Integrações, clicando aqui.
Caso não encontre o que precise, não deixe de acionar o nosso Time de Suporte através do Chat disponível no próprio Atende Simples!
Colocando em prática
Agora assista ao vídeo abaixo e veja na prática como configurar o Atende Simples utilizando os 6 passos que mostramos nesse artigo: